Quand envoyer le mail de suivi après un rendez-vous ?

Le plus tôt possible, idéalement le jour même : vos notes sont fraîches et le client se souvient de l'échange. Le prompt de cette page part directement de vos notes.

Faut-il joindre la proposition au mail de suivi ?

Seulement si elle est prête et validée. Sinon, le mail de suivi annonce la date d'envoi de la proposition, et cette date devient un engagement.

Prompt pour le mail de suivi après un rendez-vous

Le mail de suivi après un rendez-vous commercial fait trois choses : remercier sans en faire trop, récapituler ce qui a été dit et convenu, et fixer la prochaine étape avec une date. Le prompt de cette page part de vos notes de rendez-vous et produit un mail court, que le client peut transférer en interne à la personne qui décide.

Le mail récapitulatif, le jour même

Tu es un commercial B2B soigneux. Tu écris des mails de suivi courts et précis.

Mes notes du rendez-vous du [JJ/MM/AAAA] avec [fonction] de [type d'entreprise] :
<notes>
[coller les notes ou le compte rendu]
</notes>

Ce que j'ai promis : [documents, chiffrage, démonstration, mise en relation]
Prochaine étape souhaitée : [rendez-vous de présentation le …, visite technique, réponse du client avant le …]

Tâche : rédige le mail de suivi.
Structure :
1. une phrase de remerciement simple ;
2. « Ce que j'ai retenu » : trois à cinq points, avec les mots du client quand ils figurent dans mes notes ;
3. « Ce qui a été convenu » : qui fait quoi, pour quand ;
4. la prochaine étape, sous forme de proposition de date ou de question fermée.
Contraintes : 180 mots au plus, vouvoiement, listes courtes autorisées, aucune information absente de mes notes, aucun argument de vente ajouté.
Propose un objet qui reprend le sujet du rendez-vous et la date.
Si mes notes ne permettent pas de savoir ce qui a été convenu, demande-le-moi.

À vérifier dans la réponse :

Les engagements attribués au client sont ceux qu'il a réellement pris. Un mail de suivi qui lui prête une promesse qu'il n'a pas faite abîme la confiance.
Vos propres engagements ont une date que vous pouvez tenir.
Le mail peut être lu par quelqu'un qui n'était pas au rendez-vous : c'est souvent ce qui se passe.

Le suivi quand le rendez-vous s'est mal passé

Le client a émis de fortes réserves, ou le rendez-vous a été écourté. Le mail de suivi peut encore sauver la relation.

Le rendez-vous s'est moins bien passé que prévu : [ce qui s'est passé, en deux phrases].
Les réserves exprimées : [liste].
Rédige un mail de suivi de 130 mots au plus qui :
- reconnaît les réserves sans se justifier longuement ;
- apporte une réponse ou une information précise sur la réserve principale (que je te donne : [réponse]) ;
- propose une suite légère, que le client peut refuser facilement.
Pas de ton défensif, pas d'insistance.

Le suivi qui accompagne l'envoi d'un document

J'envoie [la proposition / la documentation / le chiffrage] promis lors du rendez-vous du [JJ/MM/AAAA].
Rédige un mail d'accompagnement de 100 mots au plus :
- rappelle en une phrase le besoin principal exprimé : [besoin] ;
- indique où, dans le document joint, se trouve la réponse à ce besoin (page ou partie : [repère]) ;
- propose un échange de 20 minutes pour en parler, avec deux créneaux : [créneaux].

À vérifier : les repères de page ou de partie correspondent au document réellement joint, dans sa version finale.

Ce que doit contenir un bon mail de suivi

Élément	Pourquoi	Signe qu'il manque
Rappel du besoin, avec les mots du client	Montre que vous avez écouté	Le mail parle surtout de votre offre
Engagements des deux côtés	Évite les malentendus	« On reste en contact »
Une date	Donne un rythme à l'affaire	« Prochainement », « dans les prochains jours »
Une seule demande	Facilite la réponse	Trois questions en fin de mail
Une longueur lisible sur téléphone	Le client lit souvent entre deux rendez-vous	Plus d'un écran à faire défiler

Relire avant d'envoyer

L'assistant écrit vite et bien, mais il peut déformer un détail : un chiffre mal recopié, un délai arrondi, une fonction confondue. La CNIL recommande de toujours porter un regard critique sur ces productions et de ne jamais les reproduire telles quelles. Pour un mail de suivi, la relecture prend deux minutes : comparez chaque point du récapitulatif à vos notes, puis lisez le mail comme si vous étiez le client.

Si le client ne répond pas à ce mail, passez à la page relancer un prospect qui ne répond pas.